Dans un monde où l’information circule vite (parfois un peu trop), savoir où ranger ses fichiers et comment les nommer peut faire toute la différence. Que ce soit sur un serveur local ou dans un espace collaboratif comme SharePoint, une bonne structure de répertoires devient rapidement un facteur clé de réussite.
Pourquoi une bonne structure de fichiers est essentielle
Vous l’avez sûrement déjà vécu : passer 10 minutes à chercher un fichier, hésiter entre deux dossiers similaires, ouvrir plusieurs versions différente du document… Ce genre de perte de temps s’accumule rapidement et peut même venir créer de la frustration.
Une structure claire permet :
- D’accéder rapidement à l’information recherchée.
- Limiter les erreurs de version ou les doublons.
- Une intégration plus fluide des nouveaux employés.
- Une meilleure collaboration entre collègues.
- Se faciliter la vie et gagner du temps précieux.
Sans structure uniforme, les fichiers s’accumulent de manière désorganisée, rendant leur gestion difficile, voire risquée. Prendre son temps pour améliorer votre structure de fichiers est non seulement un investissement simple, mais rentable.
Les bases d'une bonne structure de répertoires
S’appuyer sur des catégories hiérarchiques claires
La première étape consiste à définir des catégories principales selon les besoins de l’équipe. Elles devraient être bien nommées et numérotées pour un tri automatique.
Le but, c’est que chacun sache immédiatement dans quel « univers » il se trouve. Nous recommandons de limiter la numérotation de 1 à 9 afin de garder la structure simple, mais efficace.
Utiliser des sous-dossiers cohérents
Sous chaque grande catégorie, il faut descendre d’un niveau selon la logique qui s’applique.
Voici un exemple de structure pour un dossier RH:
Adopter des noms de dossiers simples et efficaces
Il y a quelques règles dont il faut se souvenir pour nommer les dossiers et les fichiers.
- Court, moins de 40 caractères si possible.
- Descriptif, mais synthétiques.
- Dépourvus d’accents, d’espace multiples et de caractères spéciaux.
- Structuré selon un schéma uniforme (ex. : Client_Projet_Année)
Et si plusieurs versions doivent cohabiter:
- Plan_action_V1
- Plan_action_V2
Limiter la profondeur des dossiers
Sur SharePoint, OneDrive ou même sur un serveur de fichier local, des chemins trop longs peuvent empêcher l’ouverture ou l’enregistrement de fichiers. Si le chemin complet (dossier + sous-dossier + nom de fichier) dépasse environ 250-300 caractères, vous courrez aussi le risque de ne pas pouvoir déplacer ou renommer vos fichiers.
Nous recommandons d’avoir 3-4 niveaux de sous-dossiers maximum.
Centraliser et partager les règles
Avoir une belle structure est un bon départ, mais pour que ce soit réellement efficace, la structure doit être comprise et respectée par l’ensemble des utilisateurs.
Voici ce qu’on recommande chez 10RUPTiV:
- Créer un document de référence avec la structure type et les conventions à respecter.
- Former les nouveaux employés dès leur arrivée.
- Faire un ménage périodique.
- Limiter les droits de créations/modifications de dossiers à certaines personnes clés.
Une structure bien partagée et comprise par tous assure la cohérence et l’efficacité de celle-ci.
Ce qu'il faut éviter
Même avec une bonne structure en place, certaines erreurs courantes peuvent nuire à l’efficacité du système.
Voici quelques pièges à éviter pour garder vos répertoires clairs, accessibles et durables.
- Répéter l’information déjà présente dans l’arborescence : Si un fichier est déjà classé dans un dossier nommé
« Client_ABC » ou « 2024 », il est inutile de répéter ces informations dans le nom du fichier. - Créer des dossiers superflus : Plus il y a de niveaux, plus l’accès devient complexe. Il n’est donc pas nécessaire de créer un dossier « Documents » dans un dossier déjà intitulé « Projet ».
- Modifier la méthode sans préavis : Si la convention évolue, elle doit être partagée avec toute l’équipe. Sinon, c’est le retour au chaos.
En conclusion
Mettre en place une structure de répertoires efficace est une action simple, mais stratégique. Elle permet non seulement d’économiser du temps, mais aussi de mieux collaborer et de réduire les erreurs. C’est aussi essentiel pour assurer la continuité en cas d’absence ou de changement de personnel.
Bref, ça rend le travail plus fluide, plus fiable, mais surtout plus agréable.
