Dans un contexte professionnel, les courriels sont rois, et des plateformes populaires comme Hotmail et Gmail sont omniprésentes. Cependant, la méthode de récupération des courriels via le protocole POP3 soulève des défis que nous négligeons souvent. Plongeons dans les problèmes de sécurité et de gestion qui accompagnent l’utilisation du POP3 avec Hotmail et Gmail, et découvrez les inconvénients en matière de sécurité, de gestion et de conformité, explorant les aspects moins évidents de ces services de messagerie couramment utilisés
Le POP3 (Post Office Protocol 3) est une méthode de réception de courriel. POP3 est un protocole de transmission qui permet à un individu de récupérer le courrier électronique à partir d’un serveur. C’est un protocole plus ancien qui a été conçu pour être utilisé sur un seul ordinateur.
Le POP3 est connu pour son manque de chiffrement de bout en bout. Donc toutes les données, identifiant de connexion ainsi que le contenu des courriels est transmis en texte clair, qui peuvent être interceptées par des pirates malveillants. En plus du manque de chiffrement, POP télécharge les courriels du serveur et les stocke localement, ce qui pourrait poser des risques en cas de vol ou de perte d’appareils. Les données sensibles peuvent être compromises si des précautions appropriées ne sont pas prises.
Le POP3 est aussi connu pour son manque de synchronisation. Si un utilisateur télécharge un courriel sur un appareil différent en utilisant le protocole POP, il apparaîtra comme un nouveau message au lieu d’indiquer qu’il a été lu sur un autre appareil. Ou encore, si un utilisateur a des dossiers spéciaux ou certains paramètres définis sur un appareil, s’il utilise POP sur un autre appareil, il devra créer manuellement ses dossiers ou régler individuellement ses paramètres sur tous les appareils. En d’autres mots, si les utilisateurs organisent leurs courriels sur un appareil, ils devront le faire à nouveau pour chaque appareil qui utilise ce compte courriel POP. Cela peut conduire à une perte de courriels si un appareil vient à être perdu ou endommagé et évidemment l’expérience utilisateur est impactée négativement.
Le protocole POP3 est plus vulnérable aux attaques de répudiation. Une attaque de répudiation se résume au fait qu’un utilisateur peut nier l’envoi ou la réception d’un courriel. Cela peut poser des problèmes de conformité allant même jusqu’aux problèmes juridiques, dans certains cas particuliers.
La plus grande faiblesse du POP est sans aucun doute son incapacité à prendre en charge l’authentification à deux facteurs (2FA). La protection du compte se limite donc à un seul facteur, qui est le mot de passe. Cela rend le compte plus vulnérable aux attaques et aux accès non autorisés en cas de compromission du mot de passe. Nous vous invitions à lire notre article sur l’authentification à deux facteurs pour connaître ses avantages et pour prendre le décision de l’intégrer dans votre quotidien.
Aujourd’hui, nous utilisons principalement le IMAP (Internal Message Access Protocol). Voici la différence entre le POP3 et l’IMAP.
Dans un milieu professionnel, l’utilisation de courriels tels que Hotmail ou Gmail peut présenter des risques pour la sécurité et/ou la crédibilité de votre entreprise.
L’utilisation d’une adresse générique (@hotmail, @gmail, @outlook…) pour la communication professionnelle peut donner une impression de manque de professionnalisme. Les clients ou fournisseurs peuvent percevoir l’entreprise comme moins établie ou même, moins sérieuse. Par le fait même, cela pourrait créer une confusion au niveau de l’identité, surtout pour les entreprises ayant des noms similaires et c’est de plus en plus fréquent. Le tout pourrait emmener à des erreurs de communication et dans le pire des cas (qui n’est pas impossible), des problèmes de réputation.
Si l’entreprise utilise un service de messagerie public, service public signifie dépendance envers ces fournisseurs. En cas de problème avec le service ou des restrictions soudaines, cela pourrait affecter la continuité des communications. De plus en utilisant un service public, le contrôle sur la gestion des comptes de messageries est limité. La gestion des utilisateurs, des autorisations et des politiques de sécurité est souvent plus limitée par rapport à un domaine professionnel personnalisé.
Évidemment, il y a des risques pour la sécurité numérique. Les adresses courriel génériques sont plus souvent ciblées dans les attaques de type hameçonnage. Les cybercriminels peuvent parfois exploiter la reconnaissance de noms de domaine populaires pour tromper les utilisateurs et accéder à leurs informations sensibles. Les adresses de messagerie publiques sont aussi souvent la cible d’attaques en raison de leur popularité. En utilisant les services de messagerie publics, sans un domaine personnalisé, l’entreprise pourrait être plus vulnérable aux tentatives d’hameçonnage et d’intrusions.
Le stockage de données personnelles sur des comptes de messagerie publics peut présenter des risques de pertes de données en raison de politiques de stockage parfois moins flexibles et d’une sécurité potentiellement moins exigeante.
Étant donné que chaque industrie a des normes et règlementations distinctes, il se peut que l’utilisation de courriels professionnels avec des domaines personnalisés soit exigée pour garantir la conformité. Donc si une entreprise utilise un service de messagerie public et qu’elle doit migrer vers un domaine personnaliser (ou simplement, car elle a envie, pas simplement par obligation) le processus peut être complexe. Il pourrait entraîner des dérangements dans la communication et la gestion des comptes. Une boîte de messagerie qui ne fonctionne pas, c’est la dernière chose dont les entreprises ont besoin.
