Envoyer un courriel correctement, c’est-à-dire aux bonnes personnes, et quand utiliser les champs Cc et Cci devrait être simple. Vous avez déjà reçu un courriel, dans lequel vous faisiez partie d’une loooongue liste de destinataires, tous inscrits dans le champ À, ou Cc, mais qui aurait dû être en Cci ?
Ou encore, l’objet de votre dernier courriel reçu était semblable à : « Viens-me-voir-à-mon-bureau-pendant-ta-pause-café-je dois-te-montrer-quelque-chose »… avec un corps de message vide ou à peu près ?
Ils peuvent sembler simples à utiliser, mais voici un petit rappel de leurs fonctions. 😉
Champs À et Cc (Ou… To et Bc en anglais)
À : ça va de soi… c’est la ou les personnes principales à qui est destiné le message. On s’y adressera directement dans le corps du message.
Cc : veut dire « copie carbone ». On l’utilise lorsque l’on veut informer une personne du contenu d’un message, même si celui-ci ne lui est pas directement adressé.
Champ Cci (Ou Bcc en anglais)
Cci : pour « copie carbone invisible » ou « Bcc » signifie « Blind Carbon Copy ». Il est semblable au champ Cc, à la différence que les destinataires ne verront pas qui reçoit copie du courriel.
Exemples : vous désirez mettre le patron en copie à un courriel envoyé à un collègue, mais pas que ce dernier soit au courant. Ou bien vous désirez envoyer un courriel à plusieurs personnes, mais pas qu’ils puissent nécessairement échanger leur courriel ou voir qui d’autres à reçu l’email.
***Il se peut que ce champ soit masqué dans votre système de messagerie. Pour l’ajouter, allez dans Options, puis cliquer sur les trois points de suspension. Selon votre système de messagerie, cela peut varier. Exemple:
Quand « répondre à tous » ?
Vous devez répondre à un courriel qui contient plusieurs destinataires dans les champs A et CC ? Il faut décider.
Choisissez l’option Répondre à tous lorsqu’il est pertinent que tout le monde lise votre réponse.
Si votre réponse est de nature plutôt personnelle, précise ou privée, il est conseillé de faire Répondre seulement.
L’« objet » des courriels
- On le veut court, précis.
- Il devrait contenir environ 30 caractères au maximum
- Il ne devrait pas être une phrase ou une salutation…
Saviez-vous que…*
Lorsque vous vous inscrivez sur un site, ou vous vous envoyez un courriel, vous pouvez ajouter +n’importe quoi à votre adresse courriel ?
Par exemple, si votre adresse est contact@pointpubmedia.com, vous pouvez l’écrire ainsi : contact+formulairexyz@pointpubmedia.com
En bref, après le + (mais avant le @), vous pouvez écrire ce que vous souhaitez (lettres et chiffres) pour identifier la provenance.
Certaines personnes aiment l’aspect de « sécurité » supplémentaire que cela apporte. En effet, si vous commencez à recevoir des courriels d’une organisation X, mais que vous ne leur avez jamais donné vos informations, mais que le courriel s’appelle contact+formulairexyz@pointpubmedia.com, vous saurez alors que vos informations ont possiblement été compromises.
Il peut aussi être plus difficile pour un pirate de trouver le bon courriel utilisé pour se connecter à votre compte, si celui-ci est spécifique à une plateforme, par exemple : prenom+plateformeABC@pointpubmedia.com plutôt que seulement prenom@pointpubmedia.com
*Il est possible que certains sites n’acceptent pas le + dans le courriel d’inscription.
N’hésitez pas à partager subtilement ce billet à vos collègues. 😉
