Vos courriels s’accumulent, s’empilent… vous n’arrivez pas à prendre le dessus. Il serait peut-être temps de faire un ménage et de mettre en place une organisation de béton. En 2022, près de 333.2 milliards de courriels ont été envoyés chaque jour dans le monde. Ça n’en fait du courriel à gérer! Il est donc essentiel d’avoir une bonne gestion de sa boîte de réception!
La première étape d’une bonne organisation passe par la création de dossiers, aussi banal que cela puisse paraître. Laissez place à l’imagination. Comment voulez-vous classer/retrouver vos courriels? Que ce soit par client, fournisseur, niveau d’urgence, ou même le statut, les possibilités sont infinies. À vous de trouver quel genre de classification vous correspond le mieux!
Par exemple, vous pouvez nommer vos dossiers ainsi :
- Aujourd’hui : tout ce qui nécessite une réponse la journée même (à mettre donc à jour quotidiennement)
- Cette semaine : tout ce qui nécessite une réponse avant la fin de la semaine
- Mois/trimestre : tout ce qui nécessite une réponse à plus long terme
Ou sur le même sens, tout aussi efficace :
- Non lus
- À traiter urgent
- À traiter
- Autres
Conseil : classez vos courriels tout de suite. Nous avons toute l’habitude d’ouvrir un courriel, de lire son contenu puis de le fermer pour y revenir plus tard. Cette façon de faire ne fait que doubler le temps de traitement, car vous devrez probablement le lire de nouveau pour y donner suite. Lorsque vous prenez le temps de faire la gestion de vos courriels, voyez-le comme une file de personnes, c’est-à-dire un après l’autre, et traitez le complètement (répondre et classer) avant de passer au prochain. Laissez la mention ‘’non lu’’ aux courriels ne fait qu’empirer le chaos dans la boîte de courriel.
Il est très fortement recommandé de vous prévoir un moment dans la journée pour la gestion de vos courriels. Aussi simple que se programmer un rappel quotidien (sauf la fin de semaine, évidemment!) sur Outlook ou Gmail. Il n’est pas très productif de répondre aux courriels dès leur réception. Prenez du temps le matin, par exemple, pour faire l’organisation de votre boîte. De toute façon, quoi de pire que de chercher un courriel bien précis dans une boîte de réception encombrée?
Pour éviter l’encombrement inutile, vous pouvez aussi demander à ne pas être mis en copie si ce n’est pas absolument nécessaire. Dans le sens inverse, limitez, vous aussi, les envois groupés. Plus vous augmentez les destinataires de vos messages, plus vous multipliez le nombre de courriels reçus en retour.
Ne voyez pas la gestion de vos courriels comme une corvée. Apprenez à inclure cette tâche dans votre routine quotidienne. Rien de plus satisfaisant qu’une boîte de courriel propre et en santé !
Psst! N’oubliez pas que vos comptes sont liés sur votre ordinateur et sur votre téléphone cellulaire. Ce que vous faites donc sur votre cellulaire se fera aussi sur votre ordinateur.
